Voor events en congressen is goede WiFi essentieel. Iedereen wil kunnen connecten. Sprekers uploaden last minute nog documenten of streamen een filmpje, bezoekers posten op social media... Goede connectiviteit op je event is dus een must!

Waar het tien jaar geleden nog niet zo'n issue was, lijkt goede WiFi tegenwoordig een levensbehoefte. Daarom hebben we een aantal richtlijnen opgesteld om jouw WiFi te optimaliseren. Het goede nieuws: het blijkt dat je in 80% van de gevallen al grote verbeteringen kunt halen uit je bestaande WiFi-installatie, en zijn er dus niet per se extra investeringen nodig!

Er wordt op events steeds meer gebruik gemaakt van Livestreams voor het vergroten van het bereik en de impact. Ook wordt een succesvol event gedeeld op verschillende social media. Daarnaast hebben sprekers goede WiFi nodig en ook apparatuur heeft WiFi nodig voor een goede werking.

Zijn er problemen met de WiFi en kunnen bezoekers niet inloggen, dan zouden ze zomaar eens kunnen afhaken. Slechte WiFi is misschien wel de nummer één reden van frustratie op events en congressen. Waarom is dat nu zo erg?

De potentiële waarde van bezoekers op je event is een stuk groter dan wanneer het gaat om bezoekers van je website. Deze bezoekers zijn namelijk al op locatie en daarmee een paar stappen verder in de klantreis. Iedereen grijpt tegenwoordig super snel naar zijn/haar mobieltje of laptop om een beschikbaar WiFi-netwerk op te zoeken. Een goed WiFi-netwerk zorgt voor een positieve ervaring en levert daarmee een grote bijdrage aan de tevredenheid van je bezoekers en potentiële klanten.

 

3+1 richtlijnen voor goede event WiFi

Je kunt de WiFi op je event of congres op de volgende manieren optimaliseren:

 

1. Communiceer over je WiFi-netwerk

Vertel je klanten/bezoekers duidelijk en expliciet dat er WiFi is, hoe ze daarop kunnen komen en hoe de beveiliging geregeld is.

Tips:

a) Voer je WiFi-portal in je huisstijl uit.

b) Vertel duidelijk wat de voorwaarden van gebruik van het WiFi-netwerk zijn.

c) Laat bezoekers eenvoudig en snel inloggen met een QR-code.

2. Zorg voor goede beveiliging

Een WiFi-expert weet precies wat de goede instellingen zijn voor een optimale beveiliging.

Tips:

a) Zorg dat er geen netwerken zijn met een soortgelijke naam; zo voorkom je dat bezoekers op het verkeerde WiFi-netwerk terecht komen en het risico lopen gehackt te worden.

b) Gebruik de automatische hacker detectie indien dit mogelijk is in jouw WiFi-netwerk.

c) Maak de beveiliging zichtbaar in de vorm van een SSL certificaat.

3. Zorg voor maximale dekking en snelheid

Een technische WiFi-expert heeft de benodigde vakkennis om zowel de snelheid als dekking te optimaliseren.

Tips:

a) Splits netwerken voor bezoekers, medewerkers en presentatoren en congresorganisatie. Met een dedicated netwerk per doelgroep kun je inspelen op de verschillende behoeften zonder dat je de werking van de WiFi voor de andere groep beperkt.

b) Zorg voor meer bandbreedte voor de congresorganisatie voor bijvoorbeeld een Livestream, het streamen van filmpjes of updates op social media.

c) Pas ‘traffic shaping’ toe. Zo voorkom je dat één bezoeker alle bandbreedte gebruikt. Ook kun je hiermee de snelheid van je WiFi-netwerk met 50% verhogen.

4. Optimaliseren van de klantwaarde

Zowel de kwaliteit als de functionaliteit van je WiFi-netwerk moeten optimaal zijn. Goede WiFi is vooral leuk en nuttig als er een verdienmodel aan vast zit. En een goed verdienmodel heeft uitstekende WiFi nodig. Wat kun je dan precies doen? 

Tips:

a) Verzamel e-mailadressen.

b) Geef mensen de mogelijkheid om in te loggen met LinkedIn.

c) Attendeer mensen op je app en geef ze een download mogelijkheid.

d) Gebruik een dedicated netwerknaam voor die dag, zodat je WiFi-netwerk goed vindbaar is, bijvoorbeeld ‘Congres WiFi X’. Goede branding is cruciaal!

e) Zorg dat bezoekers gemakkelijk met het WiFi-netwerk kunnen verbinden, bijvoorbeeld door middel van een QR-code.

f) Biedt extra informatie aan. Leidt bezoekers na het inloggen op de WiFi-portal naar de congres-/eventwebsite met de laatste informatie over het programma.

g) Zorg voor een nette ontvangst, want je hebt nooit een tweede kans voor een eerste indruk! Zorg dat de portal in jouw huisstijl is ingericht, communiceer de eventuele event hashtag duidelijk en link door naar het programma.

 

 

 

 

Ook benieuwd hoe je de WiFi op jouw event kunt optimaliseren?

Cobra Systems is gespecialiseerd in creatieve en innovatieve oplossingen voor digitale toepassingen. Optimale websites, handige apps, supersnelle WiFi én blije klanten! Ook benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Maak kennis met onze digitale diensten